#19. Escalar una agencia SEO y otra de desarrollo web [Q&A.7]

Nacho pregunta:

Me gustaría saber cómo escalar mis agencias (una de seo y otra de desarrollo web)

Mario responde:

Estoy preparando un video y varios posts sobre esto porque es un tema muy muy complejo. Pero voy a resumir lo más importante aquí.

¡Empecemos! Una agencia no es un negocio escalable 100 % como puede ser un SaaS o un marketplace. ¿Por qué? Porque necesitan servicios especializados para cada cliente y a más clientes más personas en el equipo vas a necesitar siempre.

Pero… ¿quiere decir esto que no podamos hacer nada? Por supuesto que no.

Hay que automatizar LOS PROCESOS y LIMITAR LAS COMUNICACIONES.

¿Qué procesos hay que automatizar?

1. Onboarding de nuevos empleados: si la empresa crece necesitarás meter gente constantemente. Prepara un curso en vídeo para nuevos empleados. Crea un roadmap desde su primer día hasta que llevan mucho tiempo en la empresa.
2. Time Tracker: haz que todos en tu equipo midan el tiempo que dedican a cada proyecto de cada cliente. En ClickUp, dentro del gestor de tareas, ya tienes un time tracker. Si no te vale ese hay más como Toggl. A final de mes analiza el coste y tiempo que estás dedicando a cada cliente.
3. Onboarding de clientes: si entran muchos clientes de golpe y no tienes una metodología clara puedes morir de éxito. Crea un plan de incorporación de clientes, desde que pagan cómo serán los primeros pasos.

Dentro del onboarding de clientes hay que crear plantillas y automatizar también:

• La propuesta de servicios: crea una plantilla con los requisitos básicos y varia los extras que se le añaden a cada cliente.
• Contrato: si necesitas hacer un contrato de permanencia redacta ya las plantillas y luego varia según condiciones específicas.
• Toma de datos: si vas a necesitar que te den acceso a su sitio web, ftp, analytics, search console, enviarte su logotipo, su manual de branding, etc. Crea un formulario con typeform o similares y que te envien toda la info a través del formulario. Para acelerar el proceso, en la reunión después de la contratación, pon a una persona de tu equipo a pedirle toda esa info y rellenarla él mismo.
• Reporting: en la agencia SEO vas a tener que enviar un reporte mensual con resultados. Crea un panel para cada cliente en DataStudio y que tenga los datos en tiempo real. Automatiza un envío mensual para que vea resultados y siga pagando. Para crear un reporte en tiempo real de sus palabras clave puede usar TrueRanker (cupón PUBLISUITES25 para 25 % dto. vitalicio) y ahí con un enlace podrá ver todas sus keywords y si suben o bajan cada día. Para crear un informe completo más rápido y conectar herramientas como Ahrefs, Semrush, Search Console, etc. puedes crear el panel con AgencyAnalytics (cupón AA_PARTNER_176723 para 50% el primer mes). Esto es lo que uso yo para mis proyectos, junto con TrueRanker para las palabras clave de forma individual.
• Comunicaciones: pon un interlocutor único en tu empresa y consigue que tu cliente solo tenga uno también, esto facilitará mucho las cosas y si solo opina uno de tu trabajo mejor. Si hay 2 o más siempre habrá pegas y hay muchas posibilidades de que se convierta en un cliente tóxico… Establece horarios de comunicación también, que no te llamen un domingo a las 4 de la tarde para algo que puede esperar.
• Delega: no intentes abarcar todo, en diseño web es fácil querer meter el hosting también, si no es tu servicio principal delégalo en una agencia que te pague una buena comisión como Webempresa o Raiola y dedícate a conseguir más clientes de lo tuyo. La especialización es clave para escalar.
• Freelances: consigue un equipo de freelances de confianza para los picos de trabajo. Si surge un imprevisto, un pico de trabajo, no contrates interno porque si luego ese pico baja tendrás que hacerte cargo de los costes de despido y el desgaste interno que eso conlleva. Aunque ahora no los necesites, crea un equipo colaborativo de confianza. Te permitirá crecer. Cuando sea el trabajo estable compara el coste freelance vs in-house y haz lo que sea mejor para tus finanzas.
• No cobres barato: en tu caso sé que no lo eres, pero lo dejo como consejo, ser barato implica tener menos márgenes de beneficio y horas para dedicar la cliente. Esto conlleva dos problemas GRAVES a las patas principales de la empresa. Por un lado no tendrás margen suficiente para contratar o delegar nunca. Por otro lado, el poco tiempo hará que tu empresa muera en cuanto tengas varios clientes o que te limite a ser siempre tú mismo en la agencia y no puedas hacer un trabajo 100 % de calidad para tus clientes.

Podría continuar y los vídeos y posts que haré serán más extensos y con más ejemplos, pero con esto tendrías una buena parte automatizada. ✌🏼